Trên cương vị một nhà quản lý hay một người đứng đầu một nhóm, việc tổ chức và điều hành các cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng.Một cuộc họp thành công khi những người tham dự đều có những đóng góp tích cực; mục đích và lịch trình cuộc họp được đảm bảo để tìm ra giải pháp tối ưu cho các vấn đề được đưa ra thảo luận.
Để có một cuộc họp thành công, bạn cần tuân thủ các bước:
Lên lịch họp: Trước bất cứ cuộc họp nào, bạn cũng cần lên lịch họp và thông báo trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây phút đầu.
Lựa chọn phương pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà bạn lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp sáng tạo, bạn cần lựa chọn không gian và những phương pháp tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự.
Nguyên tắc chung để các cuộc họp thành công là phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham dự.
Xử lý các tình huống ngắt quãng: Có nhiều cuộc họp không thành công khi không thể kiểm soát được các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu. Là người điều hành cuộc họp, bạn cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đưa ra không đi chệch mục tiêu của bạn.
Hãy nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến của thành viên vào vấn đề của bạn. Hãy bám chắc vào lịch trình họp ban đầu và đề nghị những ý kiến không liên quan sẽ bàn luận trong cuộc họp khác.
Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến: Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành cho một vài người tích cực, còn các thành viên khác hoặc thờ ơ hoặc không đủ dũng cảm tham gia phát biểu. Sự xung đột về tư duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách nhiệm là nguyên nhân của những hiện tượng này.
Bạn cần tạo ra một môi trường họp tích cực bằng việc áp dụng ba nguyên tắc: khuyến khích càng nhiều ý tưởng càng tốt, hoan nghênh những ý tưởng độc đáo và không chỉ trích hay phê bình ý kiến người khác.
Xác định phạm vi ra quyết định: Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng các thành viên khác đưa ra quyết định. Hãy cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn được phép quyết định, tránh việc vượt quá thẩm quyền được giao. Nếu bạn là người đứng đầu một bộ phận kinh doanh, nên khoanh tròn phạm vi ra quyết định của mình trong khuôn khổ nhiệm vụ của bạn.
Lên kế hoạch hành động: Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu bạn không cùng mọi người hiện thực hóa nó bằng một kế hoạch hành động cụ thể. Khi tinh thần của cuộc họp đang lên cao, hãy chủ động cùng mọi người xây dựng và phân công trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực, trách nhiệm từng bộ phận.
Tóm tắt và đánh giá kết quả cuộc họp: Để làm được điều này, hãy phân công một người làm thư ký cuộc họp. Bản tóm tắt cuối cuộc họp sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Sau 1 - 2 ngày kết thúc cuộc họp, bạn cần gửi bản tóm tắt kết quả đến tất cả các thành viên tham dự để nhắc nhở họ về một chương trình hoạt động đã được thống nhất.
Theo Lãnh đạo
